Digitaal dicteren

De traditionele dicteerworkflow is toe aan verandering zodat juridische professionals efficiënter kunnen werken. Kanteff Speech Processing is zich daarvan bewust.

Kanteff Speech Processing zet zich al een tiental jaar in om professionals in de juridische sector effectiever en efficiënter te laten werken. Wij begrijpen de knelpunten én bieden uitstekende oplossingen.

Een juridische baan kan een hoop spanning met zich meebrengen. Talloze deadlines, een
voortdurende druk om meer te doen in minder tijd en een groeiende concurrentie maken dat bedrijven zich genoodzaakt zien om efficiënter om te gaan met kosten en resources. En dat betekent dat veel dagelijkse workflows waar mogelijk moeten worden verbeterd.

Het bewijs spreekt voor zich

Het concept van dicteren wordt alom gezien als een bijzonder handige werkmethode. Bij veel beroepen wordt het al jaren gebruikt zodat hoogopgeleide medewerkers kostbare tijd kunnen besparen. En sinds enige tijd wordt er ook geprofiteerd van de voordelen van een digitale technologie.

Kanteff Speech Processing levert en implementeert dicteeroplossingen op maat voor gebruik in kleine en grote advocatenkantoren met meerdere vestigingen. Van dicteersystemen voor dicteren aan uw bureau tot oplossingen voor mobiel dicteren, van toestellen om vergaderingen op te nemen tot volledige workflow oplossingen. Kanteff Speech Processing ondersteunt elk mogelijk scenario.

Juridische professionals maken al jaren gebruik van dicteermachines om tijd te besparen en de kwaliteit van hun werk te verbeteren. Kanteff Speech Processing is ervan overtuigd dat de toekomst van het dicteren ligt in een overstap van analoog naar digitaal die zal zorgen voor een nog grotere efficiëntie. De opnamen worden niet langer opgeslagen op fysieke tapes, maar worden verwerkt als digitale audio bestanden. Deze kunnen vervolgens worden bewerkt en zonder oponthoud verspreid via elk bestaand IT-netwerk en het internet.

Met een professioneel dicteer systeem kunt u documenten veel sneller opstellen, en met een veel grotere flexibiliteit. Maak de opname, zet deze als elektronisch bestand over naar uw computer, e-mail het naar het secretariaat (intern of extern) of importeer het in een spraakherkenningsprogramma zoals Dragon NaturallySpeaking Legal – zodat u meer tijd overhoudt voor uw cliënten en voor al uw andere drukke dagelijkse bezigheden.

De digitale dicteeroplossingen bieden dezelfde betrouwbaarheidsniveaus als de analoge voorlopers (met bandjes), maar met een rijkdom aan bijkomende functies.

Dankzij digitaal dicteren kunt u uw arbeidstaken efficiënter organiseren en productiever werken. De mobiele dicteer-apparaten geven u de vrijheid te werken waar en wanneer maar wilt, zodat uw locatie niet langer van belang is.

De belangrijkste voordelen van digitaal dicteren in een oogopslag:

1. Een grotere efficiëntie

• Snellere uitwisseling van gegevens en informatie; zorg dat het hele team op de hoogte is: verspreid de bestanden onder alle betrokken medewerkers via e-mail, het bedrijfsnetwerk of FTP
• Betere organisatie en comfortabel werken dankzij de functies voor workflow beheer zoals speciale instructies, sleutelwoorden, prioriteitsinstellingen en gedetailleerde opdrachtinfo. . Het is meteen duidelijk welke taken het eerst moeten worden uitgevoerd. Door deze overzichtelijke documentstructuur ziet het secretariaat in één oogopslag de prioriteit, hoe groot de dictaten zijn en kunnen zij de verwerkingstijd in taxeren
• Mogelijkheid om de opnamen te integreren in uw juridische softwareprogramma’s
• Documenten kunnen sneller worden opgesteld, met minder wachttijd tussen de opname en de transcriptie
• Belangrijke gegevens kunnen eenvoudig op een centrale plaats worden opgeslagen, zodat juridische zaken sneller kunnen worden afgehandeld

• Zorg dat medewerkers de opnamen veilig kunnen benaderen vanaf elke pc binnen het netwerk
• Verhoogde gegevensbescherming door geautomatiseerde opslag van bestanden; nooit meer verloren of beschadigde cassettes
• Zorg dat er wordt voldaan aan alle voorschriften op het gebied van databeveiliging
• Koppel de opnamen probleemloos aan het juiste dossier met behulp van een barcodescanner
• Beveilig de opnamen tegen onbevoegde toegang met behulp van encryptie, pincode en of een biometrische beveiliging

3. Professioneel dicteren

• Maak een keuze uit een breed aanbod gebruiksvriendelijke dicteerapparaten en accessoires, die allemaal zijn ontworpen om tegemoet te komen aan de professionele eisen van veel moderne bedrijven in de juridische sector
• Dankzij gesproken notities zijn de resultaten meteen goed en dat scheelt tijdrovende controles en vragen
• Grote opnamecapaciteit hierdoor geen verschillende dictaten op één lange tape of één lang dictaat op meerdere tapes
• Uitstekende digitale geluidskwaliteit
• Geïndexeerde opnames voor rechtstreekse en snelle toegang tot afzonderlijke gedicteerde berichten.
• Omslachtig spoelen van tapes en opzoeken van dictaten is niet meer nodig
• Makkelijke toegang tot de bewerkingsfuncties, zoals invoegen, verwijderen en overschrijven.
• Bespaar tijd: zodra het dicteerapparaat in het dockingstation wordt geplaatst, worden de bestanden automatisch verwerkt
• Dicteren is plaatsonafhankelijk (mobiel) zodat de inspreker als het secretariaat op elke locatie kan werken.
• De geavanceerde software zorgt voor het beheer van de spraakopnamen staat garant voor een soepele workflow

4. Eenvoudige transcriptie

• Snelle en makkelijke transcriptie dankzij een betere geluidskwaliteit, handige gesproken notities en een hogere nauwkeurigheid
• Gestroomlijnde workflow: degene die de bestanden moet uitwerken, ontvangt direct bericht zodra er nieuwe taken klaar staan, waardoor hij/zij het werk beter kan plannen
• Verspreid de digitale bestanden onder meer medewerkers op verschillende locaties, zodat de resources efficiënter kunnen worden ingezet

• Beheer de complete workfl ow via één overzicht waarin zowel de status als de verschillende instellingen staan
• Mogelijkheid om het transcriptieproces uit te besteden of te laten verzorgen door medewerkers op een andere locatie

Wat betekent digitaal dicteren voor u en voor uw kantoor?

Digitaal dicteren vergemakkelijkt het werk
Waar u voor uw werk ook moet zijn, dankzij digitale opnamen kunt u de bestanden makkelijker bewerken en dat betekent dat u meer bereikt in minder tijd. Ook kunnen tekstpassages precies op de juiste plaats in een bestand worden ingevoegd zonder dat belangrijke delen verloren gaan.

Met uw mobiele dicteerapparaat of vanachter uw PC met bijvoorbeeld een SpeechMike spreekt u tekst in. In plaats van op een bandje worden de dictaten nu als een digitaal geluidsbestand opgeslagen. Het voordeel is nu dat de dictaten snel via bijvoorbeeld het netwerk of e-mail naar het secretariaat worden verstuurd.

Ondersteunende medewerkers hebben direct toegang tot de bestanden zodat ze deze snel kunnen uitwerken en verspreiden. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de gesproken notities die eveneens bijdragen aan een efficiënter proces. Door de speciale software (bijvoorbeeld: SpeechExec, DictaNet of DigtaSoft Pro) heeft iedereen overzicht in het aantal nog uit te werken dictaten, de grootte en prioriteit. Het secretariaat verwerkt de dictaten (typend; in combinatie met een voetpedaal en headset). Digitaal dicteren verhoogd de omloopsnelheid van de documenten. Dit biedt een rendementsverbetering van analoog naar digitaal van 25 tot 30%.

Een ander voordeel van digitaal dicteren is dat ook spraakherkenning gekoppeld kan worden. Hierdoor ontvangt het secretariaat de dictaten uitgewerkt (lees uitgetypt). Het secretariaat heeft hierdoor een controlerende functie. Onderzoeken hebben aangetoond dat dit zelfs een rendementsverbetering biedt van 40 tot 50%. Wij rekenen u graag uit welke besparing / opbrengst dit voor uw kantoor betekend.

Expertise van Kanteff Speech Processing
Een digitaal dicteersysteem kan probleemloos worden ingepast in uw bestaande werkomgeving, en dragen bij aan een grotere transparantie, een beter gebruik van resources en lagere kosten. De investering in digitaal dicteren betaalt zich snel terug en bovendien helpt het u om uw klanten nog beter van dienst te zijn. U vertelt ons uw wensen en eisen wij bieden een oplossing die bij uw werkwijze past.

Complete ondersteuning
We streven ernaar om u een zo goed mogelijke oplossing te bieden waarmee u uw dagelijkse productiviteit kunt verbeteren. U kunt onze beheersoftware dan ook aanpassen aan uw eigen
specifieke wensen, en inpassen in uw bestaande juridische informatiesystemen.

Overal toegankelijk
Wij bieden ondersteuning voor servergebaseerde computeromgevingen (Citrix, Windows Terminal Server, Linux Thin Clients), zodat medewerkers toegang hebben tot de bestanden vanaf elke computer in het netwerk. We hebben een speciaal ICA/RDP-kanaal ontwikkeld voor de overdracht van audiobestanden. Hierbij wordt ook een realtime overdracht ondersteund van microfoon- en voetschakelaarfuncties.

Omdat niet twee organisaties hetzelfde zijn, geloven we wel dat er uitdagingen bestaan waarmee de hele juridische sector zich geconfronteerd ziet. Wij kunnen u helpen bij het ontwerp, de integratie en de ondersteuning van elk denkbare oplossing.

Digitale conferentie
Uw digitale dicteerapparaat zoals bijvoorbeeld de Philips Pocket Memo LFH 9600 is eenvoudig uit te breiden met conferentie microfoons zodat het een gemakkelijk bruikbaar conferentiesysteem is. Dienen er meerdere conferentie microfoons gekoppeld te worden dan is bijvoorbeeld de Philips Meeting Recorder LFH 955 een oplossing. Maar ook aan uw PC/laptop kunnen conferentie microfoons (samen met SpeechExec software) worden gekoppeld voor een digitaal conferentie systeem. Naast Philips levert Olympus en Grundig ook een conferentie systeem. Aan de Olympus DS recorders kan de microfoonset ME 30 worden verbonden. Kanteff Speech Processing biedt u advies welke conferentie oplossing voor u de beste is. Lees meer over de verschillende oplossingen voor vergaderingen, conferenties en meetings…